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【防損】6招控制盤點舞弊

文章關鍵字:防損    作者:黃兆俊    發布時間:2017-6-30 11:35:22   我要評價

陕西快乐十分钟选号技巧 www.ktzxwz.com.cn 存貨盤點工作作為庫存管理工作的一個重要環節,對于準確核定門店庫存、防止存貨非正常損耗和提升門店經營績效都有非常重要的作用,因而加強超市企業門店存貨盤點內部控制管理和內部控制體系建設具有重要的現實意義。
 

  連鎖超市門店存貨主要包括中心倉庫配送商品、供應商直送商品和門店自行加工的各類生鮮商品、常溫商品和工業品。


  但現有存貨盤點模式下,標準超市門店普遍存在著盤點工作效率低、盤點差錯率高、盤點中弄虛作假現象時有發生、員工缺乏盤點專門培訓和缺乏系統盤點分析方法等缺陷,制約著門店經營管理水平提升,特別是制約門店商品管理能力的進一步提高。


  因而連鎖超市企業必須在建立監督盤點機制、采用先進盤點方式、加強員工培訓、建立有效分析工具和加強內控自測及檢查等方面加強門店盤點內部控制管理和內部控制體系建設。


  一、連鎖超市門店現有存貨盤點模式特點及內部控制缺陷

  
 ?。ㄒ唬?、現有存貨盤點模式特點:

   
  連鎖超市盤點組織形式為門店根據公司總部指示,由店長組織門店員工對門店存貨進行盤點,由于門店數量眾多,公司總部只能對極少數門店實施現場監督盤點。
 

  盤點方式主要是抄報表、抄電子牌卡等盤點方式。即初盤人員將門店貨架商品數量記錄在電子牌卡上,計價、計重商品、倉庫商品、殘次商品、高低溫庫商品抄報在盤點表上,通過復盤和抽盤人員復核后,在指定收銀POS機上輸入商品編碼和數量,通過POS機作業,將實盤信息傳輸到后臺MIS系統進行處理,與后臺帳面庫存數量、金額進行比對后,最終形成盤點盈虧數據。
 

  此外,各連鎖超市企業已基本建立了盤點操作流程、考核及獎懲制度等制度性文件,制定考核標準,并按照綜合盤虧率對門店進行考核。對盤虧超標門店,公司總部會要求店長就超標原因做專門分析報告,同時采取盤點分析會議形式分析總結盤點經驗教訓。盤點工作培訓則以老員工帶新員工為主,公司總部短期專門培訓為輔;
 

 ?。ǘ?、現有存貨盤點內部控制缺陷分析:


  1、由于沒有專業督盤人員,可能存在著門店的弄虛作假現象。


  目前庫存盤點模式下,由于絕大多數門店都是自行進行盤點,違背不相容職務相互分離控制要求,在缺乏有效的內部監督情況下,部分日常經營管理較差的門店為了掩蓋漏洞,可能采取各種方法偽造盤點和庫存數據,導致盤點數據失真。
 

  2、單品準確率較低:


  盤點結果的差錯率較高,盤虧超標現象嚴重。現行庫存盤點方式下手工工作量較大,難免存在人為誤盤、漏盤、錯盤等盤點錯誤。此外,由于門店經營管理特別是商品管理還延用原來的粗放型管理方式,不注重單品管理,串類、串號成為普遍現象,因而導致較多門店單品盤點出現盤虧超標現象。


  3、門店員工流動性高,員工缺乏專業培訓,導致門店盤點技能難以得到提高。


  門店員工盤點工作培訓主要延用老員工帶新員工或公司培訓部的短期培訓方式。首先、由于門店員工流動性較大,新進員工得到的正式盤點工作培訓較少,且由于培訓方式比較落后,導致員工盤點工作不熟練,工作效率不高。
 

  4、缺乏對盤點結果的專門分析工具,盤點中存在的問題一再發生。


  由于門店后臺MIS系統缺乏盤點數據分析程序和軟件,對于盤點結果產生的原因(換貨、串類串號或門店偷竊),店長無法及時做出判斷,門店難以采取切實有效措施堵防漏洞。
 

  5、缺乏有效的內部控制評估和檢查,內部控制體系建設不完善。


  較多連鎖超市公司未真正建立門店庫存盤點內部控制自評和檢查制度,或雖然出于外部審計的要求建立了相關制度,但基本流于形式,未能真正起到揭示內部控制風險的作用。


  二、加強庫存盤點內部控制管理和體系建設的設想


 ?。ㄒ唬┏閃⒆ㄒ導嗯潭游?,杜絕門店弄虛作假現象。


  根據不相容職務相互分離控制要求,為確保企業內部控制切實有效地執行,必須建立完善的內部監督機制,因而建立獨立于超市門店自身的第三方監督盤點機構顯得尤其重要。


  考慮到門店聘請外部盤點機構負擔較重,可以成立內部專業盤點隊伍作為獨立于門店的第三方機構全程參與門店盤點工作,即門店盤點整個流程從倉庫、殘次、欠條的確認輸入,貨架商品的復盤輸入及后臺操作都有專業盤點人員進行,以保證門店的盤點數據真實可靠。
 

  考慮到獨立性問題,專業盤點隊伍的應當由公司總部直接領導或隸屬于審計部門,人員配置應精干高效,人數以8-10人為宜,應挑選基層門店具有豐富管理經驗、能熟練操作計算機等先進設備的員工組成,如:門店財務、電腦操作員等,監督盤點的門店數量每年應要達到總數一半以上,且兩年內監督盤點工作應覆蓋到全部門店,以發揮應有作用。
 

 ?。ǘ?、采用先進盤點工具,提高盤點工作效率。先進的現代化盤點工具可以使門店盤點數據正確性顯著提高,降低盤點數據輸入過程中人為失誤的差錯率。隨著電子掃描技術的開發利用,便攜式且具有存儲功能的掃描設備開始在商業企業中廣泛應用,從而為連鎖超市企業門店的盤點工作創新在技術上創造了有利條件。
 

  目前較多商業企業采用了手持盤點服務終端(簡稱“手持終端”)設備,該設備具有掃描、存儲功能、數據輸入和輸出等多功能。在盤點工作中盤點人員全部采用新式手持終端進行百分百的初盤、復盤,即將盤點數據直接輸入新式的手持終端;盤點結束專業盤點人員將手持終端內數據從后臺導入生成盤點憑證,并由專業盤點人員修改數據、審核盤點憑證直至MIS系統關帳,則可以大大降低手工操作風險,提高盤點工作效率。
 

 ?。ㄈ?、以單品管理為抓手,持續跟蹤門店商品管理工作。單品管理是現代、高效的商品管理方法,門店單品庫存數據不準會向連鎖超市門店自動補貨系統提供錯誤的信息,導致補貨決策出現失誤。因而連鎖超市企業門店商品管理必須由原來的粗放型管理向精細化管理轉變。
 

  首先,對門店盤虧考核由原來考核門店綜合盤虧率,轉向考核門店單品盤虧率;
 

  其次,對門店盤點差錯率較高的單品和出現庫存異常單品,公司總部應建立日常的單品抽查制度,以促進了門店單品準確率的逐步提高;
 

  第三、門店要建立日常的單品自我抽查機制,如每天抽取50只單品,核對其準確性,并找出差錯原因進行改正,建立單品抽查登記備案制度。
 

 ?。ㄋ模?、開發專業分析軟件,提高門店盤點數據分析能力。隨著門店后臺MIS系統等管理信息系統不斷更新換代,信息系統供應商可以根據顧客需要開發出較強針對性、強大功能的分析軟件。筆者認為可從以下幾個方面進行開發:


  1、上次盤點數據及兩次盤點間的換貨數據在一個界面中的系統開發,通過該系統界面的開發,店長能及時在盤點當天發覺盈虧原因是否是上次盤點造成還是期間換貨造成,從而使門店店長有針對性地查找商品差錯原因,縮短盤點差錯查找時間;


  2、盤錯商品查詢功能開發。


  盤錯的商品包括:


 ?。?)上次全局盤點無庫存,上次盤點到本次盤點間無進銷,本次盤到的商品;


 ?。?)上次全局盤點有庫存,上次盤點到本次盤點間無進銷,本次未盤到的商品。第一種情況可能是供應商的贈品門店未入帳,第二種情況可能是門店漏盤。通過該盤錯商品查詢系統截面,門店店長立即可以了解到盤虧原因是漏盤還是贈品未入帳。
 

 ?。ㄎ澹?、多種形式的帶教培訓,為專業盤點隊伍的培養提供了有效保障。根據企業內部控制制度的要求,每一崗位員工必須具有業務性質和復雜程度相稱的足夠的勝任能力和培訓經歷,因而通過培訓提升門店員工工作能力是保證企業內部控制制度得以有效運行的重要的因素。門店員工的盤點工作培訓若沿用常規的課堂教學培訓方式,由于沒有和實際工作相結合,培訓效果并不理想,因此可以采取“帶教培訓”方式,即
 

  1、門店盤點現場培訓:即培訓人員實地參與門店大全局盤點和日常審計檢查,帶教人員對所培訓內容進行實地講演,再由培訓人員實地進行操作,帶教人員對培訓人員不正確的操作再進行糾正,從而使培訓人員盡快掌握操作要領;
 

  2、帶教人員和培訓人員參加各種類型的盤點專題分析會議,通過專題分析會議可以總結經驗教訓,防止常見、多發問題的出現。
 

 ?。?、建立內部控制自查和檢查的常規機制,不斷完善存貨盤點內部控制體系建設。定期和不定期的內部控制自評和檢查,可以在很大程度上發現內部控制缺陷,通過整改可以不斷完善內部控制的建設。


  連鎖超市企業應建立門店存貨盤點內部控制自查表和檢查表,形成定期、不定期地進行自我評估和由專門部門的檢查的機制,自查和檢查的內容應包括存貨盤點內部控制的所有關鍵控制點,如:盤點數據的輸入及復核、數據修改權限規定等。

文章關鍵字:防損    作者:黃兆俊
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